Data- en informatie management daar moeten we allemaal wat mee
Vanuit gesprekken met verantwoordelijk managers (in de lijn, op projecten, of in programma’s) hoor ik regelmatig terug dat organisaties zoekend zijn rond digitalisering en – specifiek – het managen van bouwwerkinformatie. Het algemene belang van juiste data wordt gevoeld én strategisch uitgedragen. Bovendien formuleren opdrachtgevers eisen t.a.v. zaken zoals BIM toepassingen en data leveringen.
Het door-ontwikkelen van de eigen organisatie blijft echter vaak reactief en ad hoc. Bij verantwoordelijken is dan ook vaak niet zo duidelijk waar de focus dient te liggen. Algemene BIM voordelen zoals: “verbeteren van de communicatie door te werken vanuit één werkelijkheid”, “tijdswinst door meer efficiënte afstemming”, of “minder faalkosten” blijven dan algemeen. De echte bomen worden door het bos niet meer gezien.
Algemene volwassenheid in de sector
De afgelopen 10 tot 15 jaar zijn er al de nodige onderzoeken uitgevoerd rond de (b)IM volwassenheid en adoptie. Onderzoek en praktijk toont dat vooral mens en cultuur een rol spelen: bewustzijn, opleiding en training. De eerste nationale BIM Monitor van afgelopen juli (link BIM Loket) maakt dé beperkingen anno nu een stap specifieker:
- andere partijen hebben onvoldoende ervaring met BIM (extern)
- BIM wordt als te ingewikkeld of tijdrovend gezien (intern)
Voor de organisaties die BIM wel gebruiken is in de monitor als grootste voordeel benoemd dat zij meer overzicht hebben en alle informatie bij elkaar. Bovendien scoren de harde dimensies van BIM volwassenheid, de ICT (infrastructuur) en de data (structuur) vaak het hoogst. Uitdagender blijkt dan ook het samenwerken tussen partijen over grenzen van de eigen business heen. Er zit een groot verschil in volwassenheid tussen organisaties. Op projectniveau kan dit tot afhankelijkheden leiden waar bewust mee om moet worden gegaan. In de praktijk blijkt het dan ook mogelijk om op projectniveau een voldoende niveau te halen in samenwerking met organisaties die zelf als geheel niet op dat niveau werken.
In de BIM Monitor worden de volgende aanbevelingen gedaan:
- kartrekkers moeten hun kennis- en ervaring delen met partners
- bij elk project moet vooraf aandacht besteed worden aan welke toepassingen te realiseren
- er moet aandacht besteed worden hoe deze standaarden in de uitvoering worden toegepast.
Klinkt herkenbaar. Hoewel dit een helder algemeen beeld biedt, helpt het nog geen eerste stappen bepalen. Want wat is nu specifiek voor de eigen werkpraktijk nodig?
Zinvolle stappen: (b)IM nooit een doel an sich.
Data- & informatie management is nooit een doel an sich. Een doel is iets waar je naartoe werkt. Een doel bereik je en daarna kun je een nieuw doel stellen. Bij volwassener worden in data- en informatie management werkt dit niet zo. De bedoeling is je vertrekpunt voor je handelen. De volwassenheidscan kan hierbij als middel worden ingezet om scherp te krijgen welke vervolgstappen zinvol zijn.
Een volwassenheidsscan biedt categorieën en een schaalverdeling: voldoende houvast om samen met de professionals uit de praktijk scherp te krijgen waar tijd, aandacht, en talent op in te zetten. De achterliggende logica van het model volgt die van het Capability Maturity Model. Het model onderscheidt vijf levels (niveaus) van chaotisch en ad hoc tot een geoliede machine die loopt en waar alleen maar sprake is van verfijning (de puntjes op de spreekwoordelijke “i”).
De waarde van toepassing zit met name in het samen duiden en bepalen wat de huidige situatie is.
The purpose … is to expose current strengths and opportunities for improvement – not to solve problems.
DAMA DMBOK2 over toepassing van volwassenheidsbeoordelingen
De aanpak: samen leren vanuit praktijkervaring
Het mooie is dat vrijwel in elke werkpraktijk betrokken professionals aan de slag zijn. Mensen met de behoefte de eigen werkpraktijk te verbeteren, die praktisch aanvoelen en weten waar knelpunten liggen. Hoe zet je die kennis en ervaring nu om tot zinvolle vervolgstappen?
De volwassenheidsscan kan goed worden gebruikt om de professionals in de eigen praktijk de ruimte te geven. Vanuit knelpunten en projectvoorbeelden van de professional wordt dan bepaald wat verbeterd moet worden in de organisatie. Ruimte waar op de projecten zelf vaak niet zomaar tijd voor bestaat. Het instrument ondersteund de reflectie en het geven van een “volwassenheidsscore” is een goede manier om de specifieke praktijkervaringen te generaliseren en overzien. In feite gaat dit om ervaring gebaseerd leren als organisatie. Zie ook onder de leercyclus van Kolb.
Toepassen kan bij vrijwel iedere bedrijfssituatie waar Data- en Informatie Management een rol speelt.
Of dit nu een specifiek inhoudelijke product-markt combinatie is of slechts één bepaald discipline team. Mits vooraf wordt nagedacht waar de praktijkervaring beschikbaar is en welke ruimte beschikbaar is om actief met vervolgstappen aan de slag te gaan. Beperk je hierbij niet té vlot tot enkel de eigen organisatie: externe partners spelen vaak een belangrijke rol in het eigen ontwerp- of realisatieproces.
Een aanpak zou er als volgt uit kunnen zien.
Resultaat van zo’n aanpak is dat een gezamenlijk, rijk, en valide beeld ontstaat van de huidige praktijk. Eerste vervolgstappen komen in zicht. Houvast voor de verantwoordelijk manager om te verbeteren en de vervolgstappen op de juiste wijze te beleggen.
