Het is fantastisch om te zien in welk tempo het gemakkelijker wordt met tools de samenwerking en gegevensuitwisseling op projecten te verbeteren.

Het is in de praktijk duidelijk: technologie is steeds minder de beperkende factor, wel ontbreekt vaak kennis en kunde om (a) het juist in te passen in proces / organisatie, en (b) te specificeren wat de eigen informatie behoefte is.

Dat is waar Informatie Management in beeld komt als project functie en waar voor projecten in het bijzonder de ISO19650-2 een leidraad biedt.

Het blijkt echter regelmatig dat er niet volgens deze standaard gewerkt kan worden. Zelfs in Engeland wordt in 90% van de projecten anders gewerkt, terwijl BIM Level 2 werken daar is voorgeschreven. Dat zie je in het stuk van John Ford hier.

Wat gebeurt er nu in veel gevallen? Er wordt door de opdrachtgevende organisatie niet daadwerkelijk naar de informatie behoefte van de eigen organisatie gekeken.

Dat kost natuurlijk ook alleen maar tijd en moeite. Of, kan hier iets meer positiefs achter zitten? Nou, dat kan. Met name op langdurige infrastructurele projecten wordt soms ook bewust gekozen voor te sorteren op een verandering. Dat kan verstandig zijn. Bijvoorbeeld wanneer de organisatie een verouderd eigen GIS heeft en een nieuwe standaard al bekend. Zolang de project scope vooraf goed is gespecificeerd: bravo, dat kan een slimme keuze zijn. Vaker blijkt dit echter niet goed te doen en is het verstandiger dit los of parallel aan de project scope te doen. Op dat tactische project niveau gaat het anders mis.

Kortom? Zorg als opdrachtgever dat je start vanuit je eigen behoeften. Organiseer dit vervolgens ook goed in op tactisch project niveau. Daarbij komen “volgens de ISO” stappen kijken die erg overeen komen met het reguliere SE of project proces:

  • maak iemand verantwoordelijk voor informatie management. Deze persoon dient (of personen dienen) voldoende diepgaande kennis te hebben van de op het project toegepaste informatie technologie om specificaties te beoordelen én heeft de breedte en ervaring nodig om te schakelen tussen verschillende vormen van proces en organisatie. Hij/zij is verantwoordelijk voor het proces en vorm, echter niet de inhoud van de informatie (b.v. “het ontwerp”) of de controle daarvan (zoals clash controles).
  • stel informatie eisen vast zoals van toepassing op het project. Wees daarbij SMART en blijf dicht bij de eigen werkpraktijk (tenzij). Houdt het onderscheid scherp tussen technisch voorschrift of open vraag (met enkel een inspanningsverplichting) .
  • bepaal de project mijlpalen voor het leveren van informatie.
  • bepaal de van toepassing zijnde informatie standaarden. Dit ligt dicht bij de informatie eisen, echter is hier de ruimte voor organisatie-eigen varianten niet gewenst. Let op in welke mate de standaard al praktisch bruikbaar is in de eigen organisatie én de markt.
  • bepaal randvoorwaarden aan de wijze van inwinnen of productie van informatie en te volgen procedure. Waar nodig.
  • leg informatie vast die een project-brede referentie vormt (gedeeld uitgangspunt). Het is ongelofelijk hoe vaak project begrenzing ontbreekt of verschillende versies van bronnen worden vrijgegeven.
  • bepaal het informatie protocol. Contractbepalingen zijn eerlijk gezegd niet mijn sterkste punt. Dat laat ik vaak aan anderen over.
  • richt de Common Data Environment (CDE) in. Dit is in fatsoenlijk Nederlands de project informatie voorziening. Let op dat dit vrijwel nooit 1 tool is (of zou moeten zijn), want op het project hebben we verschillende soorten informatie (tekst, GIS, 3D CAD, documentatie, enzovoorts)! Wees duidelijk hoe valide informatie wordt geborgd (en waar), voorkom dubbelingen. 

“The Common Data Environment (CDE) is the single source of information for the project, used to collect, manage and disseminate documentation, the graphical model and non-graphical data for the whole project team (i.e. all project information whether created in a BIM environment or in a conventional data format).

Bron: Oracle.

Ik hoop dat dit duidelijk beschrijft waar informatie management al hoort te starten en dat het in projecten een belangrijke functie kan zijn. De kunst ligt natuurlijk in het samen, project specifiek, invulling bieden aan deze activiteiten! Ik deel graag mijn praktijkvoorbeelden.